你必须要知道的PPT制作流程(PPT演讲组织及准备) 导读/

1. 从结果开始 在您打开PowerPoint前,请坐下来认真想一想您演讲那天的情形。您演讲的真正目的是什么呢?为什么要求您发言?听众的期望又是什么呢?您认为,...

1. 从结果开始

在您打开PowerPoint前,请坐下来认真想一想您演讲那天的情形。您演讲的真正目的是什么呢?为什么要求您发言?听众的期望又是什么呢?您认为,听众从您50分钟(比如说)的演讲中获得最重要的信息是什么?请记住,即使要求的是简单分享下信息,但在听众看来,纯粹地传递信息并非令人满意。毕竟,如果会议、研讨会或正式演讲仅是为了信息传递的话,听众完全可以看一看您的书(文章、讲义等)就行了,(还要听您讲干嘛?)

 

2.尽量了解您的听众

想成为优秀的演讲人,您需要在制作演示稿之前问自己一些基本问题。至少您需要回答下面几个基本的“W问题”。

听众是谁?他们来自什么行业?您认为他们对您话题的背景知识了解多少?

演讲的目的是什么的?是否为了启发听众?他们是否需要详细而实用的信息?他们是否希望获得更多的概念和理论?而不是为了获得建议? 为什么要求您发言?他们对您的期望是什么? 场地在哪里?尽您所能找到场地的位置和会务人员。 什么时候开始?您有足够的时间准备吗?演讲几点开始?如果有其他演讲者,顺序是如何安排的?(顺便提一下,您应主动争当第一个或最后一个演讲者)那天是星期几?等等。

 

3.内容为王

无论您的演讲技巧多棒,幻灯片做得多专业,多漂亮,如果您的演讲稿缺乏实实在在的内容,那您照样不会取得成功。不要误会,我并不是说单凭好的内容就能获得成功。不是的。好的内容只是必要条件,而不是充分条件。您应该以实实在在的内容(适合听众的)为出发点来准备演讲,再将这些内容有机串连成故事,娓娓向您的听众道来。

警告:虽然我强调内容很重要,但我也恳请您不要把听众当成“话桶”。“话桶”――不幸的是它普遍存在――就是演讲人不下功夫准备适合听众的内容,但却向听众强行灌输大量信息。当演讲内容不是根据演讲之前的要求准备时,也会出现话桶的情况。有时候演讲人似乎是在炫耀,或者可能担心如果不给出大量信息来讲述“整个故事”,听众就难以明白他的意思。

不要陷入以下误区:为了让听众理解所有的内容,就必须告诉他们每一个细节。

 

4. 保持简单

简单并不意味着愚蠢。坦率地说,认为简单就是愚蠢恰恰是简单而“愚蠢的”。演讲人做到简单很难,但听众却喜欢。简单需要更多的构思和计划,因为您必须认真考虑哪些内容应该包含在您的演讲中,哪些内容可以被排除在外。您演讲的核心内容是什么?这是您在准备演讲时必须问自己的最终问题。下面是一个简单的练习:

练习:

如果听众只能记住3条您介绍的东西,您希望它们是什么?

(1)__________

(2)__________

(3)__________

 

5.草拟内容

我建议您开始以“模拟模式”制作您的幻灯片。也就是说,不要一开始就蒙头使用PowerPoint(或Keynote)软件,优秀的演讲人经常利用纸和笔来草拟他们的想法和目标。对我来说,我使用办公室中的一块大白板来简要描绘我的想法(当我在苹果公司的时候,我将一整面墙变成了我的白板!)。使用白板时,我感觉无拘无束,自由自在,创造力无限。我也可以从已拟出的内容后退一步,想象稍后使用PowerPoint时在逻辑上如何衔接。此外,当在纸上勾画要点,组织大纲结构的时候,我能突然获得一些图表、照片等视觉化想法,而后再将这些想法用PPT表现出来。当您演讲的时候,尽管使用数码技术进行了辅助支持,但说话和与听众互动――说服、推销、报告等行为,也是需要模拟的。

Cliff Atkinson在他2005出版的《超越要点》一书中打了个形象的比方,他说:在演讲要点和逻辑顺序没有弄清楚之前(用纸或白板)就着手使用PowerPoint制作演示文稿,正如一个电影导演还没拿到剧本就开始招聘演员演戏。

更多关于“规划模拟”

我通常使用笔记本和钢笔(若空间足够大就使用白板)来画草图。我发现这种模拟方法比我所说的更能激发我的创造力。由于没有幻灯片制作软件干扰思路,我可以很容易知道制作的逻辑流程。我可以画一个草图来支持我的某个观点,比如说在这里用一个饼图,在那里用一张照片,也许一个曲线图,等等。您可能会想:这多浪费时间啊!为啥不直接用PowerPoint呢,非得同一件事情重复做两次?这个问题问的好,问题的答案是,如果我用PowerPoint来画图,那么实际上会花费更长的时间,因为我要不断地在PowerPoint普通视图和浏览视图之间切换,以了解幻灯片内容的“全貌”。采用该模拟方法(在纸上或白板上)酝酿我的想法并勾画草图,可以帮助我巩固和简化大脑中的信息。所以当我用PowerPoint表达那些想法时,就很容易了。当使用PowerPoint时,我通常都不看刚才使用的白板和笔记本了,因为模拟过程就给了我清晰的视觉化图像,演讲内容流程如何走向,都历历在目。我看一眼我的笔记,回忆一下某一要点我使用了什么视觉化图形,然后到iStockphoto.com网站或我自己的高品质图像库中寻找最完美的图像。

 

6.结构完整、清晰

麦肯锡演示手册指出:演示文稿的结构是至关重要的。没有好的文稿结构,再精彩的演讲风格、技巧和视觉效果都将付诸东流。如果你在第一步花点时间来勾画您的想法,并将其富有逻辑地组织起来,那么您的思路就会变得非常清晰。您可以将内容逻辑和演示流程视觉化处理。如果开始您的想法不清晰,那么在制作幻灯片的时候就不可能设计出合理的结构。您的听众需要知道您的演讲思路。在演讲开始时,仅使用一张“议程表”或“路线图”来展现您演讲的组织结构是不够的。如果您没有严密的逻辑结构,那么一张“议程表”或“路线图”幻灯片也没用。实际上,如果您开始时展示了组织结构,而演示时糊里糊涂,缺乏重点,那么听众可能听得非常烦躁。

 

7.那重要吗?

我经常用日语对自己说,“dakara nani?”或“sore de…?”,大致意思是“那重要吗?”或“您的观点是…?”当我准备资料时,我经常对自己说这句话。当您准备演示稿的内容时,要始终站在听众的角度问自己:“那重要吗?”在整个准备过程中,一定要问自己这些尖锐的问题。例如,您的观点重要吗?这也许很酷,但是重要吗?还是不重要?是的,您应该始终站在听众的角度,不住地质疑演讲内容是否重要,这些内容如何支持演讲人的观点。“那重要吗?”您可能对自己说。“那重要吗?”――总是问自己这个非常重要而简单的问题。如果您实在不能回答这个问题,那么就将这些内容删除掉吧。

 

8. 您能通过“电梯测试”吗?

请用电梯测试来检查下您演讲的清晰度。这个练习迫使您在30-40秒内“推销”您的演讲。想象下这个场景:您在一家世界领先的制造企业工作,你被要求向产品营销负责人汇报您的新想法。时间安排和预算都很紧张,如果您要想获得执行小组的肯定,该汇报就是一个极为重要的机会。当您到达副总办公室外面,走到管理人员桌边时,她穿着大衣,拎着手提包突然走出来,“…对不起,有些急事,让我们到大厅去,边走边说…”,想象一下这样的场景。您能在搭电梯或去往停车场的途中成功推销您的想法吗?是的,这是个假想场景,但还是有可能发生的。而且,非常有可能发生的是,若您被临时要求缩短演讲时间,比如从20分钟减少到10分钟(或者从1个小时减少到30分钟),您能做到吗?是的,您可能从来不会遇到,但练习在这种情况下怎么做,可以帮助您修改演讲内容,使之更简洁、更清晰。

《我看到您赤裸》的作者Ron Hoff提醒我们,您的演讲在计划阶段就应该能通过大卫・贝拉斯科测试。电影制片人大卫・贝拉斯科认为,他每部成功电影的核心思想都能够简化成一句话,可以写在名片背面。试试看。您能凝练演示稿的主要内容,并将其写在名片上吗?如果您做不到,那么您就需要再次思考,牢记演讲内容。这也是您启动PowerPoint(Keynote)软件之前需要做的事情。

 

9.讲故事的艺术

好的演讲需要讲故事来协助。最优秀的演讲人以讲故事的方式来说明他们的观点,而且多是有关个人的故事。通过举例子或讲故事来强调某一观点,是解释深奥思想最简单的方法。您的听众很容易记住您讲的故事。如果您希望听众能记住您演讲的内容,那么就想方设法让演讲内容与听众产生关联并使其易于记忆吧。您应该尽量找一些好的、简短的、有趣的故事或例子来支持主要观点。

此外,将30分钟的演讲看成“讲故事”的好机会是大有裨益的。好的故事应该是有趣有味、开头明朗、积极向上、内容充实,并且结论清晰而富有逻辑性。我曾经听过不错的演讲(尽管不是很好),演讲人技巧一般,幻灯片也一般,但是演讲效果却相当好,原因在于演讲人以清晰、简洁的故事来支持他的观点。漫无边际的意识流不会产生好的效果;听众需要您形象地说明您的观点。

 

10.信心――如何得到它

您对材料准备得越充分,就越不易产生紧张情绪。如果您花了时间来梳理演讲稿的逻辑,设计了专业而适当的支撑材料,那么就没什么可紧张的了。另外,如果您还用电脑和投影仪(假设您使用的是幻灯片软件)进行了几次彩排,那么您所有的紧张将消失得无影无踪。我们因我们知之甚少而焦虑。如果我们对材料了然于心,进行了流程排练,熟悉幻灯片的顺序,准备了预期的问题,那么我们就知之甚多了。当你熟悉了演讲内容和过程,减轻了焦虑和紧张情绪,那么信心自然就有了。

 

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